2025 제주국제자유도시개발센터 [체험형청년인턴] 사무보조(전국) JDC사업장 자기소개서

1. 관례상 처리해오던 방식이 아닌 자신만의 방식을 통해 문제를 더 효과적으로 해결하기 위해 노력했던 경험이 있다면 작성해 주십시오.

대학교 행정조교 아르바이트를 하던 중, 부서 내 문서 관리 방식이 비효율적이라는 문제를 발견했습니다. 기존에는 종이문서로 결재와 보관이 이루어져, 분실 위험이 높고 업무 속도도 느렸습니다. 특히 회의록이나 공문서가 여러 부서에 중복 전달되며 누락되는 일이 자주 발생했습니다. 저는 이러한 관례적 업무 방식을 개선하기 위해 전자문서 관리 체계를 도입하자는 제안을 했습니다.

처음에는 기존 방식에 익숙한 직원들의 반대가 있었지만, 업무 효율 개선을 데이터로 입증하기로 마음먹었습니다. 우선 3개월간 문서 처리 시간을 측정해 평균 결재 소요시간을 비교했습니다. 종이 결재 방식은 평균 2.3일이 걸렸지만, 시범 도입한 전자결재 시스템은 0.9일로 단축되었습니다. 이를 근거로 개선안을 발표했고, 부서장은 시스템 도입을 공식 승인했습니다.

이후 전자문서 양식을 직접 설계하고, 매뉴얼을 만들어 직원들에게 교육을 진행했습니다. 1개월 뒤 모든 부서의 문서처리 시간이 50% 이상 단축되었고, 문서 누락…