사회복지의 정보관리의 한 형태로 문서는 매우 중요한 역할을 합니다. 문서종류와 기안원칙에 대해 정리하시오 (사회복지행정론)

사회복지의 정보관리의 한 형태로 문서는 매우 중요한 역할을 합니다. 문서종류와 기안원칙에 대해 정리하시오 (사회복지행정론)
(사회복지, 사회복지사, 사회복지행정론)
많은 기관들이 그러하겠지만, 사회복지단체들은 사무업무를 서류에 의존하지 않고 효율적이고 합리적인 의사결정은 물론 효율적인 결과를 기대하기 어려울 것이다. 사회복지의 전 과정에서 간접적으로 경영활동의 진행을 보조하고 행정활동의 질서를 유지하는 활동을 문서관리라고 한다. 문서란 문자나 이를 대체할 수 있는 부호를 이용하여 사람의 의사나 사물의 상태, 관계, 현상 등을 영구히 표시하는 것을 말한다.
본문에서는 사회복지 행정에서 중요한 역할을 하는 문서의 종류와 초안 작성의 원칙에 대해 알아보고자 한다.
첫째, 문서의 작성 주체, 배포 대상, 문서 양식, 목적, 성격 및 처리 단계에 따라 문서의 종류를 분류할 수 있다.

1. 저자(목적)별 분류

1) 공식 문서: 행정기관이 작성하거나 시행한 문화와 각종 신청서, 증명서, 청원서 등 행정기관이 접수한 모든 서류는 공문서로 처리한다.

2) 사문서 : 추천서, 소개서 등 개인적인 목적으로 작성한 문서로서 권리의무 또는 사실증명에 관한 문서를 말한다.

2.유통대상별 구분

1) 유통되지 않는 문서: 내부 계획 수립, 정책 결정 처리, 업무 보고, 주제 검토 등을 위해 승인된 문서

2) 배포 대상 문서: 조직 또는 기업 내에서 상호 협력, 보고 또는 통지를 위해 수신된다. 해당 기관 또는 업체 이외의 다른 기관 또는 업체에서 송수신한 사내 문서.이것은 나가는 외부 문서에 적용된다.

3. 문서유형별 분류

1) 양식: 인쇄된 사무실 문서를 통해 필요한 내용을 특정 양식으로 쉽게 작성할 수 있다

2) 일반 문서: 양식 등 양식이 일치하지 않는 사무용 문서로, 일반적으로 비정형 업무에 사용되기 때문에 편지 형태로 제작된다.

3) 특수 문서: 회사 정관, 규칙, 회의록

4. 법인문서의 기능별 분류

1) 관리서류 : 감사, 사업, 설립, 특허, 인사/평가, 증명/확인, 회의, 사규에 따른 서류

2) 계약서류 : 생산서류, 판매서류, 관리서류

3) 일반 문서: 보고서, 제안, 계획, 설문 조사

5. 처리단계별 구분

1) 미결 문서: 수신 또는 분산 문서로 처리되지 않은 문서

2) 미완성 문서 : 초안 문서로 승인되지 않았거나 승인을 받은 후에도 시행되지 않은 문서

6. 문서의 성격에 따른 분류

1) 법률문서 : 헌법, 법률, 대통령령, 국무총리령, 각료령, 조례규칙 등 법률적 사항을 주로 규정한 문서

2) 훈령문서 : 행정기관이 연수, 훈령, 규정, 일상명령 등 일정한 사항을 소속기관 또는 공무원에게 지시하는 문서

3) 공고서류 : 공고, 공고 등 행정기관이 일정한 사항을 국민에게 알릴 수 있는 서류

4) 문서보관 : 행정기관이 기록보관하고 업무에 활용하는 대장, 카드 등의 문서

5) 민원서류 : 민원인이 행정기관에 허가인가그 밖의 처분 등 구체적인 행위를 요구하는 서류 및 이를 처리하기 위한 서류

6) 일반문서 : 위 각 문서에 속하지 않는 모든 문서, 일반문서의 특수, 보고서 등

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