회의 문화를 업그레이드 하라

요즘 신문이나 뉴스를 보면, 사내 회의 문화를 개선하는 기업들의 이야기가 종종 들린다. 과중한 회의로 인한 업무 스트레스나 시간 낭비를 줄이고, 생산적인 회의가 되도록 하자는 것이다. 회의 문화를 바꾸기 위한 기업들의 노력은 매우 다양하다. 회의 시간의 효율적 활용을 위해 회의 시작과 마감 시간을 사전에 정해 놓거나, 모래시계를 회의실에 상치 비치해두는 기업도 있다. 활발한 의견 교류가 일어날 수 있도록 회의 테이블에 상석(上席)을 지정해두지 않거나, 모든 참석자는 최소한 1회 이상의 발언을 해야 한다는 규정을 만든 회사도 있다. 회의란 엄숙한 분위기 속에서 이루어진다는 통념을 깨기 위해 밝은 느낌이 나도록 회의실의 인테리어를 바꾸는 기업도 있다고 한다. 건강한 회의 문화의 비결 이와 같은 우리 기업들의 회의 문화 개선 노력은 환영할 만하다. 그러나, 아쉽게도 대부분의 변화가 주로 회의의 외형적인 부분을 바꾸는 수준에 그치는 것이 아닌가 하는 우려가 있다. 회의 문화 개선이 이루어진 회사의 직원들의 이야기를 들어보면 아직도 회의에서는 활발한 토론이 이루어지지 못하고 원하는 결과물을 얻어내지 못하는 경우도 많다고 한다. 즉, 외형의 변화만으로는 회의의 질적 수준까지 업그레이드하기에는 부족한 부분이 있다는 것이다. 보다 중요한 것은 회의 시간 동안 얼마나 알찬 대화와 활발한 논의가 이루어지는가 하는 점이다. 단지 시간을 때우거나, 경영진이나 상사에게 보고하기 위한 형식적인 회의가 아니라, 건강한 회의 문화를 통해 최상의 회의 성과를 거두는 노력이 필요하다. 건강한 회의 문화 구축을 위한 포인트를 점검해보자. ● 회의 주제에 대한 철저한 예습 “하루 종일 회의를 했는데, 머리만 아프고 얻은 건 없다.” 우리 주위를 둘러보면, 어렵지 않게 들을 수 있는 말이다. 올해 초 한 온라인 취업 포탈 ‘사람인’에서 직장인을 대상으로 한 설문 조사를 보면, 가장 피하고 싶은 회의 유형으로 ‘결론이 나지 않고 돌고 도는 회의’가 1순위로 지적되었다.