회 의 진 행 법

1) 적절한 시기 ① 참가자들이 가장 좋은 상태에 있을 때 회의를 시작하는 것이 좋다. 한주간의 업무를 시작하는 첫 시간이나 마무리 하는 마지막 시간에는 회의에 참석하고 싶은 마음이 적을 수 있다. 또한 점심식사 후 한시간 안에는 회의의일정을 잡지 않는 것이 좋다. 왜냐하면 그때는 대부분의 사람들이 노곤함을느끼기 때문이다. ② 색다른 시간에 시작하고 자연스러운 지점에서 끝내는 것이 좋다. 예를 들어회의가 점심시간이 끝날 무렵으로 예정되어 있고 20분간 회의를 열려고 한다면 점심식사 20분전에 시작하는 것이 좋다. ③ 준비할 수 있는 충분한 시간을 가져야 한다. 특히 긴 회의나 여러 문제가관련되어 있을수록 유인물이나 원고, 시청각자료 등이 필요하다. ④ 계획에 없는 회의는 피해야 한다. 즉석적인 회의는 아무도 달가와 하지 않으며 근무 시간의 흐름을 방해한다. 2) 적절한 길이 ① 한 번의 회의에서 효과적으로 다룰 수 있는 것보다 더 많은 의제가 있다면그 회의에서 억지로 다 다루려 하지 말고 다음 회의의 일정으로 넘기는 것이 좋다. ② 참가자의 수가 많을수록 회의 시간은 짧아야 한다. 왜냐하면 참가자가 적은회의의 경우 높은 수준의 토론이 가능하나, 대규모 회의에서는 토론이 제한적일 수 밖에 없어 쉽게 집중력이 흩어지기 때문이다. ③ 회의 일정속에 충분한 휴식 시간을 고려해야 한다. 동일한 일을 한 시간 이상 지속하는 것은 생산성이 떨어진다고 대부분의 심리학자들이 공통적으로지적하고 있다. ④ 하루 종일 걸리는 회의라면 점심시간으로 최소한 한 시간 이상을 배정하는것이 좋다. 왜냐하면 점식식사 이후에 오는 피로감을 회복할 수 있는 시간을 줄 수 있으므로 오후 회의가 더욱 생산적이 될 수 있다. 그리고 오후 회의는 짧게 하는 것이 좋다.