문서 관리

*행정기관은 행정기관이 아닌 자가 당해 행정기관에서 보존하고 있는 문서의 열람 및 복사를 요청할 경우 틀별 한 사유가 있는 경우를 제외하고는 이를 허가할 수 있다. 다만, 비밀 또는 대외비로 분류된 문서는 그렇지 아니하며, 외교문서의 경우 외무부령이 정하는 바에 따라 이를 허가할 수 있다. *행정기관은 문서의 복사 및 열람을 허가하는 경우에는 수수료를 납부하게 할 수 있다. 정부 기록 보존에서 보존하고 있는 문서의 열람 및 복사 수수료의 금액은 총리령이 정하는 바에 의하며, 그 외 행정기관에서 보존하고 있는 문서의 열람 및 복사 수수료의 금액은 특별한 경우를 제외하고는 당해 기관의 장이 정하는 바에 의한다. *문서과에서 보존 중인 문서는 7일의 범위 내에서 대출할 수 있다. 그러나 정부 기록 보존소에 보존 중인 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 대출하지 아니한다. *문서를 대출할 때에는 보존문서 대출 기록부에 대출 사항을 기록, 유지하여야 한다. ◆ 문서의 폐기 1) 보존기간 경과 문서 *처리과에서 보존하고 있는 문서 중 보존기간 3년 이하인 문서는 보존기간이 경과하면 자체 폐기한다. *각급 행정기관의 문서과에 보존하고 있는 보존문서 중 보존기간 5년 이상 30년 이하인 문서는 보존기간이 경과하면 처리과장의 의견을 들어 폐기한다. *처리과의 장이 폐기하지 아니하기로 결정된 문서 중 그 보존기간이 5년 또는 10년인 문서의 보존, 관리에 관하여는 당해 행정기관의 장이 정하는 바에 따라 계속 보존한다. *처리과의 장이 폐지하지 아니하기로 결정된 문서 중 그 보존기간이 20년 또는 30년인 문서는 정부기록 보존소장이 정하는 때에 정부기록 보존 소에 이관한다. 2) 수시 폐기문서 *행정기관의 보조기관 또는 보좌기관 상호 간에 수발되는 대내 문서로서 접수한 문서는 보존할 필요가 없는 경우 문서를 처리, 완결한 때에 문서접수대장에 폐기 내용을 기재한 후 이를 폐기할 수 있다.