기록보존

가. 수집범위

미국은 연방정부의 입법, 사법, 행정부의 문서 일체를 NARA에서 수집·보존한다. 이런 체제는 입법부나 사법부, 혹은 행정부 중에서도 외교, 국방, 정보 관련 부문이 독자적인 기록보존 체제를 운영하는 프랑스, 독일, 일본 등의 경우와 대비되는 것으로 또 한가지 특징적인 것은 유럽과 달리 미국은 국립기록보존기관에서는 주로 공문서를 취급하고, 사문서의 경우에는 기증 받는 것을 제외한다면, 주로 대학, 지방역사학회, 기업기록보존소 등에서 보존하고 있다는 점이다. 그렇다고 사문서의 수집·정리 수준이 낮은 것은 아니어서 하버드, 스탠포드, 코넬 등의 유수 대학에는 막대한 분량의 사문서들이 체계적으로 보존 이용되고 있다.

나. 문서의 정리 이관

미국은 문서의 생산->분류->처리(폐기 혹은 이관)의 전과정을 엄격한 법적 규정과 NARA의 통제하에 진행시키고 있다. 연방정부의 각 기관은 업무과정에서 생산된 각종 기록을 행정적으로 필요가 있을 때까지 자체적으로 관리한다. 해당 기관은 이 기간동안 문서의 보존상황과 처리방안을 담은 계획표(schedule)를 작성하여 NARA에 제출하여야 하며 NARA는 계획표를 검토하고 직접 문서의 가치를 평가하여 구체적인 보존·처리방안을 결정한다. 각 기관의 문서는 행정상의 효용성을 상실하면 NARA의 평가분류에 따라 폐기되던가 아니면 연방기록보존소(Federal Records Center)로 이관된다. 연방기록보존소는 일상 업무에 필요하지는 않지만 언제든지 …