[관광] 전화응대 서비스

전화응대 서비스

1) 전화 응대시 주의사항

- 수화기를 들면 곧 이름을 되며 말을 언제나 정중하게 한다. 전화기 앞에서 보기 좋은 표정과 바른 자세를 갖추며 전화보다는 내방객을 우선으로 하여 전화통화 중에 고객이 찾아올 경우 통화가 끝날 때까지 고객을 마냥 서 있게 해서는 안 된다. 그렇다고 상대방을 기다리게 할 때는 수화기를 놓는 것에 조심하고 불필요한 말은 하지 않는다. 상대에게 몇 번이고 같은 말을 되풀이 하지 않으며 모든 신경을 집중한다. 전화 내용을 실수 없이 들으려면 반드시 메모를 하면서 통화를 하되 이야기의 요점을 복창하여 확인하는 것이 중요하다. 숫자 중에서 발음상 혼돈되기 쉬운 것은 정확하게 말하며 마지막으로 전화응대시 음성의 크기와 높이는 적절히 한다.

2) 바른 전화화법

- 전화를 건 사람이 누구이든 지간에 자세를 바로 하고 첫마디부터 정중한 말씨를 쓴다. 정확한 발음으로 밝고 활기찬 목소리로 말하며 냉담하고 무뚝뚝한 말씨가 되지 않도록 조심한다. 용건은 간결하게 말하며 적당한 간격을 두고 상대방이 이해하면서 들을 수 있는 속도로 말한다. 전문용어나 생략어 등은 쓰지 않도록 하고 맞장구를 쳐 이해하고 있다는 뜻을 상대방에게 전한다. 송화기는 입에서 4~5cm 정도 떼고, 목소리는 1미터 가량 떨어진 사람과 이야기 하는 정도의 크기로 말한다.
? 전화 걸 때 기본적인 응대서비스
1) 전화를 걸기 전에 계획수립
- 용건의 제목, 내용, 말할 순서 등을 6하 원칙에 의거 메모하며 필요한 서류, 자료를 준비한다. 국제전화를 걸때는 미리 다른 용건이 없는가를 확인한다. 상대방의 소속, 직책, 성명, 전화번호를 확인하여 둔다.
2) 전화기의 정확한 조작
- 전화번호를 정확하게 확인하며 버튼을 확실하게 누른다.

3) 통화하고 싶은 사람을 부르기 전의 순서

- 전화를 걸고 자신의 회사…

4) 통화하고 싶은 사람이 나왔을 경우

5) 통화 중에 끊어지면

6) 용건이 끝나면