[기획] 이벤트의 기획 업무

이벤트의 기획 업무
예산이나 목표를 놓고 진지하게 상의
준비사항을 기재하여 각각을 처리할 시간대를 설정한 뒤 일을 추진
음식 공급업자, 화환 전달업체, 오락 진행자, 소도구, 오디오, 비디오 장치 등 준비
가격 비교, 메뉴 선택, 진행 스케줄 결정
이 업무의 90%는 전화로도 가능
시간기획
얼마만큼의 시간을 사용할 수 있는가에 관한 사항
얼마마한 시간을 기획과 제작에 쓸 수 있느냐 하는 것은 이벤트에 드는 경비와 승패에 결정적 변수
시간을 효율적으로 쓴다는 것은 아침부터 저녁까지 작업만 계속한다는 것을 의미하지 않음
시간 계산
사전고객 상담, 현장 점검, 유관단체 및 관계자 협의, 각종 통신연락 및 계약 준비 등에 들어간 시간
본 행사 시작부터 종료까지의 이벤트 소요시간, 그리고 사후투입시간을 고려
10% 정도의 여유시간을 확보하지 않으면 예기치 못한 상황에 대처하지 못함
시간 계획 지침 (1)
첫째, 총가용시간을 계산한 후 우선순위별로 할당
둘째, 시간 당 기회비용 개념을 도입
셋째, 다음 날 할 일을 리스트로 정리
넷째, 회의 서두에 회의의 취지와 예정시간을 분명히 밝혀야 함
다섯째, 통화시 대화에 알맞은 사람을 선정
시간 계획 지침 (2)
여섯째, 공문은 즉시 처리
일곱째, 3일 이상 출장시 문서 확인
여덟째, 회의시 문서로 된 의제로 배포
아홉째, 일정 메모시 주소와 전화번호도 함께 기록
열째, 중대한 일이 아닌 것은 하급자에게 맡길 것
이벤트 시나리오
시간계획의 내용을 말로 정리해 놓은 것
15분 또는 더 짧은 단위로 모든 사항을 표시
사전 현지조사에는 스톱워치를 갖고서 소요시간을 잴 것
…

1. 이벤트 목적의 명확화

2. 이벤트 대상의 선정

3. 이벤트 형태의 결정

4. 이벤트의 내용과 방법 결정

5. 이벤트의 시기와 장소 결정

6. 타이틀 결정