[교양] 거래문서 정의 & 작성요령

연월일 등을 순서대로 기재한다. 특히 주내용 작성시 상대방 내용증명의 부당한 내용이나 주장을 6하원칙에 따라 일목요연하게 사실에 근거하여 기재하여야 한다.

5. 소비자 불만 편지 쓰는 법
1. 불만사항이 무엇인가를 완전하게 알고 정확하게 정리하여 전한다.
① 구입한 제품의 제품번호, 모양, 색 등 구체적으로 적는다.
② 구입한 날짜와 지불 수단(현금, 수표, 신용카드 등)을 적는다.
③ 가능하다면 그 제품을 구입한 장소와 판매원의 이름을 적는다.
④ 만일 통신판매로 구입했다면 구입동기(신문광고, 라디오, 광고, 팜플렛 등)와 그 광고를 접한 날짜를 적는다.
2. 체계적으로 전한다.
① 문제점을 자세히 적는다.
② 그 문제점을 해결하기 위해 취했던 모든 과정과 절차를 적는다.
③ 그 문제점 때문에 전화통화를 하였다면 통화한 사람들의 이름과 전화한 날짜 등을 적는다.
④ 증거 입증 자료로 영수증, 보증서, 수리 기록, 계약서 등의 복사본을 첨부한다. 이때 원본을 보내지 않도록 유의한다.
⑤ 사후 처리를 위하여 불만편지의 복사본을 마련한다.
3. 원하는 것을 정확하게 전한다.
① 불만을 해결하기 위해 사업자 쪽에 요구하는 것을 구체적으로 적는다.
② 납득할 만한 기간 내에 문제를 해결해 주기를 요구한다.
③ 편지 내용에 지나친 분노나 경멸, 협박 등 불필요한 감정이나 태도를 담지 않도록 유의한다.
4. 편지를 보낸 내용을 증명하기 위해서는 회사 제출용 1부, 우체국 보관용 1부, 본인 보관용 1부 등 3-4부를 작성하여 내용증명으로 보내야 한다.

6. 문서관리의 정의 & 원칙 & 표준화
1. 문서관리의 기능
문서 관리는 의사전달 기능(기록된 정보의 효율적 활용)과 의사 보존 기능(기록유산의 안전한 보존)을 갖는다.
* 문서(기록물) : 공공기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료를 포함한다.
* 문서관리(기

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