[교양] 거래문서 정의 & 작성요령

거래문서 정의 & 작성요령 1. 거래문서의 정의 거래문서는 기업간에 서로 업무관계로 주고받는 문서를 말한다. 거래문서의 유형에는 통상적 문서와 특수한 문서가 있다. 가) 통상적 문서 : 통지, 조회, 회답, 의뢰, 발주, 견적 송부, 청구, 결재 등 평소 거래시에 빈번하게 주고 받는 문서 나) 특수한 문서 : 독촉, 항의, 사과 등 어떤 원인에 의해 발생하는 문제의 처리 목적으로 작성되는 문서 2. 거래문서의 작성 요령 1. 전달하고자 하는 뜻을 정확하게 전달한다. (내용과 취지를 명확하게 언급한다.) 2. 날짜, 금액, 수량, 소재지, 전화번호, 품목번호 등 숫자는 확인을 거친 후 정확히 쓴다. 3. 핵심 사항은 선이나 기호, 부호를 활용하여 정리한다. 4. 인사말은 간결하면서도 상대방에게 호감을 줄 수 있는 단어를 선택한다. 5. 상황에 맞게 효율성을 고려한다. 6. 주문서의 경우 조건, 즉 품명, 품질, 규격, 수량, 가격, 납기, 납입방법, 납품장소, 지급조건 기타 요구 사항을 분명하게 쓴다. 7. 복사본을 보관한다. 3. 거절장이란? & 작성 유의사항 1. 거절장이란? 거절장은 상대의 의뢰나 요청 등을 거절하는 문서이다. 문서의 성격상 상대의 감정이 상하지 않도록 정중하고 설득력 있게 작성한다. 2. 거절장 작성 유의사항 1) 거절하는 의사를 분명하게 명시한다. 애매(曖昧)한 표현은 상대방이 막연한 기대나 승낙으로 받아들일 수 있으므로 거절의 의사를 분명히 한다. 거절의 이유를 상대방이 이해할 수 있도록 가능한 구체적으로 배려한다. 2) 상대방의 감정이 상하지 않도록 최대한 배려(配慮)한다. 상대방의 감정을 고려하여 정중하고 미안한 마음으로 써야 한다. ‘거절합니다’라는 표현보다는 ‘사양(辭讓)합니다. 혜량(惠諒)하시기 바랍니다. 기대에 부응하지 못해 죄송(罪悚)합니다.’ 등의 우회적인 표현을 사용한다. 3) 거절하는 것이므로 빨리 회신한다. 4) 형식적인 어구로 시작한다. 비지니스상에서 발생한…
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