문서분류 및 관리 실무

1. 문서의 개념

가. 문서의 의의
문서란 문자나 숫자 또는 기호를 사용하여 특정인 또는 특정기관의 의사, 사물의 상태, 관계, 현상등을 어떤 물체위에 영속적인 상태로 표시하는 것이다. 따라서 도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름, 슬라이드 등과 마이크로 필름, 컴퓨터 기억매체 등도 문서라 할 수 있다.

나. 문서의 필요성
o 내용이 복잡하여 문서가 없이는 당해 업무의 처리가 곤란한 때
o 사무처리에 대한 의사소통이 대화로는 불충분하여 문서에 의한 의사소통이 필요한 때
o 사무처리의 형식상 또는 체제상 문서의 형식이 필요한 때
o 사무처리의 결과를 일정기간 보존할 필요가 있을 때