비서실무의 전화응대

▶ 전화를 받을 때
* 신호가 세 번 울리기 전에 수화기를 든다.
전화벨이 울리면 지체하지 말고 수화기를 드는 것이 기본이다. 늦어도 벨이 3번 울리기 전에 받아야 하며 만일 벨이 3번이상 울려 버렸을 때는 `기다리시게 해서 죄송합니다`라는 인사말을 잊지말고 곁들이도록 하자. 전화가 울리는 동안 상대는 늘 초조한 기분으로 기다리게 마련이므로 반드시 이 기다림에 대한 작은 인사말을 해주는 센스도 잊지 않도록 하자.
* 전화를 건 상대방에게 인사를 먼저 한다.
전화를 통해 대화를 나눌때 가장 빠뜨리는 것이 인사하는 부분이 아닐까 싶다. 수화기를 들면 자기 이름이나 회사를 밝히기 앞서 `안녕하십니까`란 인사말부터 먼저 건네도록 하자. 대부분 아무리 급한일이 있더라도 적어도 사람은 누구에게든 먼저 인사를 받고 싶어하는 것이 사람의 심리이며 또한 반가운 인사를 받았을 때는 아무리 기분이 언짢은 기분상태일지라도 기분이 누그러지기 마련이기 때문이다.
* 전화를 받은 자신의 이름을 밝힌다.
전화를 건 사람은 자신이 원하는 회사, 부서, 당사자에게 전화를 제대로 걸었다는 사실을 이 짧은 대화로 확인할 수 있다. 전화를 받은 사람이 자신의…(생략)